Antes de abordar un proyecto de Factura Electrónica hay algunas reflexiones que se deben tener en cuenta para intentar garantizar el éxito o al menos evitar el fracaso, hemos agrupado los aspectos a considerar en 5 preguntas a resolver:

1. ¿Quiero emitir o recibir factura electrónica? O ¿ambas cosas?
El objetivo que se persigue con un proyecto de emisión de factura electrónica es habitualmente responder a requerimientos de un cliente, ya sea Administración Pública o empresa privada, que requiere la recepción de factura electrónica. Si la motivación es de la propia organización puede estar centrada en el ahorro en la impresión de facturas y en los costes del envío de las mismas o en el establecimiento de una garantía de recepción por parte del cliente final, en cuyo caso suele estar asociada a un proyecto de portal de cliente.
Los proyectos de recepción de factura electrónica permiten un gran ahorro derivado del procesamiento de forma automática de las facturas, éste es el verdadero ahorro de la factura electrónica estimado en más de 5 Euros de ahorro el proceso de cada factura electrónica.

2. ¿Qué formato de factura quiero utilizar?
De forma resumida disponemos de 2 tipos de formatos de factura electrónica, formatos de procesamiento automático tales como factura-e o EDI y formatos de procesamiento no automático tales como PDF, JPG, DOC, .., etc.
Nuestra recomendación es utilizar siempre un formato de procesamiento automático, es la forma de aprovechar los verdaderos beneficios de la factura electrónica manteniendo el ahorro de papel, el ahorro en el envío y comunicación y el ahorro en el procesamiento y la gestión de errores.

3. ¿Integraremos la factura electrónica con nuestro ERP?
Al igual que recomendamos la utilización de formatos de factura electrónica que se puedan procesar automáticamente, recomendamos por muchos motivos (eficiencia, eficacia, integración, ahorro de tiempo y de errores, ahorro de costes…) la integración con el ERP de la organización tanto para los proyectos de emisión como de recepción de factura electrónica. Debe ser prioritario para la organización centralizar el proceso de emisión y gestión de facturas en una sola aplicación, el ERP es la aplicación ideal para ejercer dicho control.
Actualmente son muchos los ERP que ofrecen módulos de factura electrónica, desde FIRMA-E hemos colaborado con fabricantes para integrar soluciones de factura electrónica que han sido homologadas por los fabricantes tanto para MS Dynamics NAV, QS, SAP, SAP Business One y otros muchos ERP desarrollados a medida de medianas y grandes empresas.

4. ¿Qué certificado utilizaremos para firmar electrónicamente las facturas?
La firma electrónica de una factura por parte de un autónomo, por ejemplo, puede estar generado por un certificado de persona física, incluso sería aceptable el uso del DNI Electrónico para la firma, sin embargo, en el caso de una organización es necesario disponer de un certificado de persona jurídica ya sea expresamente generado para la emisión de facturas electrónicas (los hay emitidos por diferentes Entidades de Certificación a un precio muy asequible) o de propósito general que permita la firma de facturas entre el propósito recogido en su alcance.
Es importante tener en cuenta que un cliente tiene entre sus obligaciones la validación de la firma y la comprobación de la validez del certificado con el que se ha realizado para verificar que no estaba revocado en el momento de la firma.
Algunas Entidades de Certificación pueden exigir que el cliente que recibe nuestras facturas firme un contrato con ellos para realizar dicha validación, este aspecto debe ser tenido en cuenta ya que muchos clientes pueden no autorizarnos a emitir las facturas con la firma por estos certificados ya que les pueden suponer desembolsos adicionales de varios miles de euros.

5. ¿Cómo almacenaremos el Certificado que firmará las facturas?
El certificado de persona jurídica que firma las facturas es un mecanismo para garantizar la identidad de la organización, por tanto, un uso inadecuado del mismo puede acarrear problemas para la misma. En un momento en que los incidentes derivados de virus y ataques se incrementan de forma constante, el certificado digital de la organización debe estar especialmente custodiado para evitar incidentes de seguridad.
Una solución es el uso de un HSM (Hardware Security Module), que al igual que la tarjeta criptográfica del DNI Electrónico, permite el almacenamiento seguro de los certificados y dispone de un acelerador criptográfico para la generación de grandes cantidades de firma electrónicas de forma desatendida. Sin embargo, su principal inconveniente es que se trata de un tipo de sistemas con un importante coste que además deben estar redundados y disponer de un servicio técnico cualificado y rápido.