El pasado día 15 de Enero entró en vigor la obligación para emitir factura electrónica a las Administraciones Públicas, desde FIRMA-E estamos observando algunas reacciones dignas de mención en la evolución de las Administraciones Públicas para recibir facturas electrónicas y en las empresas que deben proporcionarlas.

Para definir el funcionamiento de la generación de facturas electrónicas para Administraciones Públicas, podemos identificar las siguientes partes involucradas en la gestión

Fuente: http://tufacturaelectronica.es

Emisor: Es la empresa que tiene que generar la factura electrónica, la puede generar desde un ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning), desde un Software de Facturación o mediante un formulario ubicado en una web de facturación electrónica.

Plataforma de Factura Electrónica: Es una plataforma que se encarga de completar la factura electrónica en el formato exigido por el cliente y su presentación a los sistemas de recepción de factura electrónica de los clientes.

Factura Electrónica: En el caso de las administraciones públicas los requisitos para la generación de factura electrónica deben cumplir el formato factura-e v.3.2, que consiste en un XML con el formato definido por el estándar factura-e y una firma electrónica en formato XAdES.

Receptor: Son los clientes que requieren facturas electrónicas, en el caso de las Administraciones Públicas, afecta a la Administración General del Estado, Organismos dependientes, Comunidades Autónomas, Diputaciones, Ayuntamientos, Universidades Públicas, Mutuas, .., etc.

¿Cómo ha evolucionado esta semana la emisión de facturas a Administraciones Públicas? Desde el pasado 15 de Enero, las Administraciones están haciendo su labor, empezaron tarde muchas de ellas pero están avanzando, algunos clientes ya hemos presentado facturas a través de la plataforma FACe, la mayoría de las presentaciones se han hecho en la aplicación factura-e suministrada por el ministerio (tecleadas a mano) y unas pocas han sido remitidas de forma automatizada (consumiendo los servicios de presentación automática que facilita FACe) desde ERP’s o software de facturación. La plataforma ha informado de la presentación de las facturas pero ya está. Las Administraciones receptoras aún no se han integrado para remitir el estado de tramitación de la factura, por tanto, si queremos conocer ¿cómo va lo mío? Casi la única forma es de conseguirlo es llamar por teléfono.

En cuanto a los proveedores hay de todo, es cierto que hay una inquietud sobre el tema de la factura electrónica pero la mayoría de los proveedores aún no han abordado ningún proceso que automatice la presentación de las facturas, por tanto la factura electrónica vuelve a añadir más trabajo manual a un proceso que es perfectamente automatizable y que puede contribuir a un ahorro de costes en la gestión (menos errores, menos trabajo, menos papel, …). Si disponemos de un ERP y aun así descargamos la aplicación factura-e, tecleamos dos veces las facturas (ERP y aplicación), tenemos un doble control de la presentación, consultamos en dos aplicaciones el estado, .., etc, estamos ahorrando poco o nada.

Y ¿qué enfoque optimiza y da sentido a la facturación electrónica? Uno de los principales factores a evaluar puede ser el económico, precisamente el ahorro de costes puede ser un factor diferencial a la hora de tomar una decisión en la elección del método para emitir facturas electrónicas y remitirlas a Administraciones Públicas, los costes de emisión vinculados a cada proceso pueden ser los siguientes:

• Mecanización y validación de las facturas: Si se selecciona una aplicación diferente a la que gestiona habitualmente las facturas en la organización, estas deberán ser mecanizadas de nuevo y validadas, con el consiguiente coste de personal (especial atención merecen las facturas complejas o de gran extensión).
• Remisión de las facturas: La remisión de facturas debe ser un proceso automático, si es precisa la intervención de personal de la empresa, sigue aumentando el coste de personal vinculado a este proceso.
• Consulta del estado de las facturas: Es recomendable que esta consulta se realice automáticamente desde la aplicación de generación de las mismas, ya que otro proceso implica una nueva tarea al personal de la organización y un nuevo coste de personal.
• Gestión de Incidencias: Un error en la presentación o una devolución de la factura por parte de la Administración debe ser gestionada de la forma más automática posible, ya que la evaluación del error en el procesamiento puede no ser sencillo de detectar y hace falta que personal experto se encargue de este proceso. Este aspecto debe estar gestionado adecuadamente para no incurrir en nuevos costes de personal.
• Firma de las facturas: La firma de las facturas es otro proceso que debería quedar automatizado en el proceso para evitar costes de nuestro personal.

Puede acceder a una sencilla calculadora económica en la dirección: http://tufacturaelectronica.es/calcula-tu-ahorro/, Como se puede observar, se debe evitar vincular costes de personal a las diferentes etapas de la generación de la factura electrónica, presentación a la Administración Pública cliente y consulta del estado de las mismas, ya que estos costes no controlados suponen el mayor coste oculto para comparar el rendimiento de las diferentes soluciones. Buscar una solución que implique la menor dedicación del personal de la organización a la factura electrónica será en la mayoría de los casos la elección más acertada.

A modo de resumen, ¿qué enfoque optimiza económicamente la emisión de facturación electrónica? Si disponemos de un ERP, un módulo para generar el xml desde el ERP e integrar la presentación y consulta del estado es lo más acertado. Si no disponemos de un ERP una plataforma que nos permita emitir la factura, remitirla al cliente y consultar el estado es la mejor decisión. En ambos casos se automatizan los procesos de remisión al cliente y permite un ahorro de costes vinculados al personal de nuestra organización implicado en el proceso que puede suponer más de un 80% del coste global del servicio.

Espero haberles servicio de ayuda en la toma de decisiones sobre la solución óptima para cada organización.

jmortin@firma-e.com.