Para dar respuesta a los procesos básicos de gestión y firma electrónica de documentos, la Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica (ACCV) ha desarrollado un proyecto conjunto con la empresa Firma-e, de amplia experiencia en el mundo de la seguridad de la información y el desarrollo de aplicaciones relacionadas con la gestión corporativa de la información. Se trata de la herramienta Gestión Documental Segura (GDS) cuyo objetivo es ofrecer un servicio de gestión documental remota mejorada.

La ACCV dedica el editorial de este mes a conocer GDS ya que considera su uso de gran interés para las empresas y las Administraciones Públicas.

Uno de los principales desafíos que debe afrontar el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en cualquier ámbito es la generación de confianza que elimine o minimice los riesgos asociados a su utilización.

Para crear las condiciones de confianza en el uso de los medios electrónicos, a la vez que se preservan la integridad de los derechos, se debe garantizar la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones y los servicios electrónicos. En este sentido, aparecen requerimientos de seguridad tales como soporte para múltiples sistemas de identificación y autenticación, integridad de los datos intercambiados, servicios de sellado de tiempo seguros, control de acceso a los recursos y custodia segura de documentos electrónicos.

Con el desarrollo de servicios electrónicos asistimos inevitablemente al incremento del intercambio de documentos electrónicos, que se ve aumentado, si cabe, con los procesos de digitalización de documentación en papel. A partir de la aparición y uso de una ingente cantidad de información electrónica que conforma documentos electrónicos surge la necesidad de gestionar y custodiar esos documentos, con los mecanismos necesarios para que los medios electrónicos tengan validez jurídica.

La garantía jurídica en los documentos electrónicos viene dada por la confianza de que el contenido es correcto no sólo en el instante en que se firma o genera el documento, sino cuando se requiere como elemento probatorio, que a veces son años después.

En cuanto a firma electrónica, hay aprobados una serie de estándares que especifican como crear y verificar los documentos firmados digitalmente proporcionándoles el escenario legal y tecnológico para la inclusión de la firma en todos los procesos tanto en el ámbito de la administración pública como en el sector privado.

La plataforma de custodia de documentos electrónicos completa el ciclo de vida de los documentos firmados, facilitando su protección, custodia, garantizando su validez, integridad y durabilidad en el tiempo.

Para dar respuesta a los procesos básicos de gestión y firma electrónica de documentos, la Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica (ACCV) ha desarrollado un proyecto conjunto con la empresa FIRMA-E, de amplia experiencia en el mundo de la seguridad de la información y el desarrollo de aplicaciones relacionadas con la gestión corporativa de la información.

Se trata de la herramienta Gestión Documental Segura (GDS) cuyo objetivo es ofrecer un servicio de gestión documental remota segura y con garantías jurídicas. Su uso resulta de gran interés para las empresas y las Administraciones Públicas. Sus funcionalidades y características básicas se pueden resumir en la lista siguiente:

– Garantizar el mantenimiento del documento en el estado que se entregó.

– Agregar firma electrónica con la posibilidad de formatos de larga duración (recomendados por la AEAT entre otros).

– Proporcionar al documento validez a lo largo del tiempo en base al sistema de refirmado.

– Plataforma de servicios para la integración con gestores, repositorios documentales y/o sistemas de ficheros, lo que implica una reducción del tiempo y complejidad del desarrollo para las empresas.

– Soporte de múltiples repositorios documentales.

– Independencia del repositorio de almacenamiento (Servidores ACCV) con el gestor documental.

– Pista de auditoria.

Los principales elementos de GDS son el frontal web y el gestor documental interno. Además utiliza el sistema de custodia documental de la ACCV. Así, para ofrecer una visión global del funcionamiento de GDS describimos a continuación cada uno de estos elementos que la forman:

El FRONTAL WEB constituye el interfaz de usuario de acceso que auna el gestor documental interno y el servicio de custodia documental de la ACCV. Este interfaz tiene por objeto servir como frontal del gestor documental subyacente a la solución, por lo que será una herramienta de exploración de archivos simple, es decir, ofrecerá sólo las funciones básicas de un gestor documental para garantizar su funcionamiento en diversos entornos, entre otras, guardar, recuperar o eliminar documentos u obtener y manipular la información asociada a un documento.

Para realizar cualquier acción a través del frontal web el usuario debe autenticarse, mediante un certificado digital emitido por la ACCV o el DNI electrónico y en breve con diversos tipos de certificados reconocidos por el Ministerio de Industria.

Las funciones de firma electrónica del frontal web permiten que sea el usuario final quien firme con su propio certificado digital, es decir, no es una firma digital realizada por un servidor de forma automática, sino que requiere de la intervención del usuario.

El formato de la firma debe ser un formato avanzado, es decir, que incluye información temporal de la firma así como validez del certificado firmante. En este sentido se opta por el formato XAdES, haciendo uso de los niveles BES, T y XL.

Por otra parte, dado que el empleo de un formato de firma XAdES implica que el documento original no es directamente accesible por el usuario puesto que se encuentra incrustado dentro de un fichero XML la herramienta  aporta un visor de documentos firmados que permite:

– Extraer el documento incrustado en el XML para su acceso por el usuario.

– Extraer la información de la(s) firma(s) XML.

– Validar la firma XML, es decir, que todos los elementos de la firma sean correctos y que el documento no ha sido alterado desde el momento de su firma.

Por último, el frontal web incorpora el envío de documentos al servidor de custodia segura de la ACCV.

El GESTOR DOCUMENTAL INTERNO utilizado por GDS es Alfresco. Se trata de una buena alternativa a los grandes gestores documentales destinados a la gestión de contenido empresarial, siendo además de código abierto. Este modelo de código abierto permite a Alfresco utilizar las tecnologías y las contribuciones de la comunidad de usuarios y desarrolladores para conseguir un software de alta calidad, con un alto nivel de productividad.

Las principales ventajas que Alfresco aporta son:

– Facilidad de uso.

– Alta productividad del desarrollador.

– Mejora de la productividad a través de la colaboración.

– Alta productividad del administrador.

– Gestor de búsqueda avanzada.

– Arquitectura distribuida.

– WebServices para la manipulación remota del repositorio

– Posibilidad de ampliar y definir nuevos metadatos para los documentos.

En www.firma-e.com puede consultar la ficha técnica de proyecto. En caso de que requiera más información por favor contacte con nosotros a través del teléfono 968 931812 o cumplimiente el formulario de contacto.