La tramitación electrónica es ya una realidad en España, y ello provoca que cada vez se generen más documentos electrónicos y menos documentos tradicionales. Ahora, las empresas deben enfrentarse a un nuevo desafío: cómo gestionar y almacenar esos documentos electrónicos de forma segura y con las miras puestas en el medio y largo plazo.

Para ello, existen ya sistemas específicos que se adaptan a las distintas necesidades y que se desarrollan de distintos modos. La Consultoría para la Implantación de un Sistema de Gestión Documental cubre la necesidad de gestionar y custodiar documentos electrónicos con los mecanismos necesarios para que los medios electrónicos tengan validez jurídica, una validez que se mantiene tanto en el momento de generar o firmar el documento como cuando se requiere de ella, en ocasiones años más tarde.

Por otro lado, el proyecto de Implantación de un Sistema de Gestión Documental completa el ciclo de vida de los documentos firmados electrónicamente, facilitando su protección y custodia y garantizando su validez, integridad y durabilidad en el tiempo.

Por nuestra experiencia y conocimientos, en Firma-e confiamos en un proceso de Gestión Documental que integra la Aplicación de Software GDS (Gestión Documental Segura) desarrollada en conjunto con la Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica (ACCV) de la Generalitat Valenciana. Los principales elementos de este GDS son el frontal web que ejerce de interfaz de acceso del usuario, el gestor documental interno y el servicio de custodia documental de la ACCV, y sus características más destacables son la garantía de mantenimiento del documento en su estado original, mantener igualmente su validez a lo largo del tiempo o la posibilidad de agregar la firma electrónica al mismo entre otras funcionalidades.

Se trata, en definitiva, de pensar hoy en las necesidades de un futuro cada vez más cercano y de actualizar los procesos empresariales que garantizan la satisfacción de los clientes, el rendimiento de los empleados y el correcto funcionamiento de la organización.

Para más información sobre este u otros procesos que pueden ayudar a mejorar el rendimiento de su empresa, puede dirigirse a nuestra web o contactar directamente con nosotros a través del correo electrónico o teléfono.